Giải pháp quản lý tài sản
Khó khăn và thách thức
Khó khăn trong việc kiểm kê: Số lượng tài sản ngày càng lớn dẫn tới việc kiểm kê mất nhiều thời gian và nhân lực gây khó khăn cho quá trình sản xuất, kinh doanh.
Sai sót trong quản lý dữ liệu: Dữ liệu thực tế không khớp với các dữ liệu trên báo cáo gây mất thời gian cho việc chỉnh sửa, hợp nhất số liệu.
Khó xác định vị trí chính xác của tài sản: Số lượng tài sản lớn khiến việc lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Không thể kiểm soát được sự di chuyển của tài sản ra vào trong 1 khu vực hoặc nhiều khu vực với nhau.
Đánh giá sai mức độ sử dụng của tài sản: Chưa kiểm soát tốt tài sản dẫn tới chưa tối ưu được việc sử dụng tài sản, ảnh hưởng tới lợi ích kinh tế của doanh nghiệp.
Tốn nhiều chi phí tiềm ẩn: Sai sót và chậm chạp trong các thao tác nghiệp vụ kiểm soát số lượng tài sản hằng ngày dẫn tới phát sinh nhiều chi phí tiềm ẩn như mất mát tài sản, bổ sung tài sản dư thừa, chi phí nhân công, và cac chi phí cơ hội khác.
Phần mềm quản lý tài sản 1gate.eam
1Gate đơn giản hoá quy trình quản lý tài sản thông qua việc xây dựng hệ thống quản lý tài sản bằng công nghệ RFID. Bằng việc định danh và gắn thẻ RFID vào tài sản, người quản lý có thể biết chính xác được sự có mặt, luân chuyển, hay mất mát tài sản một cách nhanh chóng và chính xác.
Tối ưu chi phí tài sản: Dễ dàng tra cứu tình hình sử dụng, số lượng tài sản ở từng bộ phận, vị trí để điều chuyển, phân bổ hợp lý, tối đa hoá giá trị sử dụng của tài sản.
Giảm mất mát, hư hỏng: Nắm bắt tức thời tình trạng tài sản để sửa chữa, nâng cấp. Chủ động bảo dưỡng đúng hạn đảm bảo tài sản luôn vận hành ở chế độ tốt nhất.
Chuẩn hoá quy trình: Chuẩn hoá quy trình, đồng nhất thông tin tài sản giữa các bộ phận làm giảm thời gian trao đổi, tương tác giữa các bộ phận trong công tác quản lý tài sản.
Nâng cao năng suất: Nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian tác nghiệp, kiểm kê, kiểm đếm và lên báo cáo tình hình sử dụng tài sản.
Nguyên lý hoạt động
Phần mềm quản lý tài sản kết hợp công nghệ RFID cho phép tự động thu thập và gửi thông tin về tài sản bao gồm: vị trí, các chỉ số đo, trạng thái bảo trì và các thông tin mà không cần con người tham gia.
Hệ thống gồm
- Thẻ RFID gắn vào tài sản,
- Đầu đọc cố định và cầm tay,
- Hệ thống server lưu trữ và chuyển tiếp dữ liệu,
- Phần mềm quản lý tài sản cho phép xem thông tin, thống kê và xuất báo cáo dữ liệu.
Lợi ích giải pháp mang lại
Lợi ích cho cán bộ quản lý tài sản
Tiết kiệm 90% thời gian kiểm kê nhờ công nghệ RFID
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu tập trung, toàn bộ các yêu cầu cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất được tiếp nhận và xử lý tập trung trên phần mềm. Từ đó giảm thiểu tình trạng chậm trễ, bỏ sót yêu cầu.
Quản lý, truy xuất thông tin đơn giản. Thông tin về tài sản được lưu trữ tập trung trên 1 hệ thống nên dễ dàng tra cứu, truy xuất và cập nhật tức thời trên tất cả thiết bị.
Chủ động sửa chữa, bảo dưỡng. Nắm bắt tức thời tình trạng tài sản để sửa chữa, nâng cấp kịp thời. Lịch bảo dưỡng, bảo trì được thiết lập để nhắc nhở người dùng khi tới kỳ bảo trì, bảo dưỡng.
Lợi ích cho chủ doanh nghiệp
Đưa ra các quyết định điều hành hợp lý, hiệu quả nhờ tức thời nắm bắt được số lượng, tình hình sử dụng của từng bộ phận, từng chi nhánh, và của toàn công ty để đưa ra quyết định điều chuyển hoặc mua sắm hợp lý.
Chủ động kế hoạch ngân sách, dễ dàng lập kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản dựa trên định mức tài sản cho từng vị trí công việc và kế hoạch nhân sự. Chủ động lịch sửa chữa, bảo dưỡng phù hợp với đặc thù của từng loại tài sản.
Nâng cao trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài sản. Công khai, minh bạch tình trạng sử dụng tài sản của từng bộ phận, giúp nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản tài sản, giảm thiểu mất mátm hư hỏng tại nơi sử dụng.
Lĩnh vực áp dụng
Sản xuất: khuôn sản xuất, công cụ, thiết bị phục vụ sản xuất như hoá chất, thép, linh kiện điện tử.
Y tế: Các thiết bị sử dụng để khám chữa bệnh trong bệnh viện, phòng thí nghiệm.
Vận tải và kho vận: Các mặt hàng dùng trong vận chuyển có thể tái sử dụng như pallet, lồng, giá đỡ.
Khách sạn: Các tiện nghi trong phòng như tiện ích và hệ thống giải trí, trang trí, sắp đặt nghệ thuật.